Port Klang: tối ưu local charges, free-time & tránh DEM/DET

Bối cảnh & vấn đề thực tế

Vấn đề: Hàng container sang Malaysia cập cảng đúng hẹn nhưng lại “kẹt” bãi vì thiếu giấy tờ, chậm đặt xe, hoặc không nắm trước bảng phí đầu đến. Kết quả là hóa đơn đội lên với những dòng chi phí lạ hoắc; cuối cùng lợi nhuận bị bào mòn.

Hệ quả: Mỗi ngày trôi qua, container vừa trả phí bãi vừa “chiếm” vốn lưu động; khách bực vì chậm giao; nội bộ thì quay mòng mòng tìm ai chịu trách nhiệm.

Giải pháp: Nắm cấu phần local charges Port Klang theo một checklist cố định; thương lượng free-time Port Klang ngay khi booking; chạy quy trình “song song” giấy tờ–lịch kéo–pre-alert; và luôn có phương án dự phòng để né DEM/DET Malaysia. Các con số phí trong bài chỉ là ví dụ minh họa; vui lòng kiểm tra quy định hiện hành.

Quy trình/Checklist thao tác (step-by-step)

Mục tiêu: container vừa cập cầu là có thể kéo ra ngay, không phát sinh bất ngờ.

Bước 1 – Giữ chỗ & đặt “điều kiện đích”

1. Chọn service có lịch ổn định, ETD/ETA rõ. Ghi chú lịch tàu Port Klang vào kế hoạch nội bộ.

2. Khi xin giá: yêu cầu forwarder/đại lý gửi “khung” local charges Port Klang (D/O, THC, handling, storage theo ngày; nếu LCL có CFS out).

3. Chốt trước free-time Port Klang theo nhu cầu dỡ hàng (thường 7–10 ngày cho FCL; thương lượng linh hoạt theo mùa).

4. Ghi rõ phương thức phát hành vận đơn; với lô cần giải phóng nhanh, đề nghị telex release.

Bước 2 – Chứng từ chạy song song

• Invoice/Packing list khớp mô tả/HS; nếu có ưu đãi ASEAN, chuẩn bị ATIGA e-Form D.

• Với lô nhạy kiểm tra, đính kèm catalog/ảnh hàng để hỗ trợ thông quan Malaysia.

• Trước giờ chốt, gửi SI chính xác và cân nộp cut-off SI VGM đúng hạn.

• Lập “bộ ảnh container”: xếp dỡ – niêm chì – số seal – trọng lượng (hỗ trợ khi claim).

Bước 3 – Pre-alert 3 mốc

1. Sau đóng hàng (kèm ảnh, seal, packing list).

2. Khi tàu chạy (kèm số vận đơn, ETA).

3. Trước ETA 24–48h (kèm bộ chứng từ hoàn chỉnh, nhắc lại free-time Port Klang và lịch kéo).

Bước 4 – Khóa lịch kéo

• Chốt đầu kéo/đội bốc xếp tại Klang Valley hoặc Penang tùy đích giao.

• Dự phòng 1 ngày mưa, 1 ngày kẹt cẩu; nếu hàng nặng, đặt slot cẩu bãi (nếu yêu cầu).

• Làm bảng “mốc giờ”: giờ D/O, giờ hạ container tại kho người nhận, giờ trả vỏ.

Bước 5 – Kéo & trả vỏ “một mạch”

• Lấy D/O, thanh toán phí đầu đến; kéo container; dỡ hàng xong trả vỏ đúng đơn vị chỉ định.

• Ghi nhận thời điểm từng thao tác để đối soát nếu phát sinh.

Checklist in tường (rút gọn):

• Giá all-in + khung local charges Port Klang

• free-time Port Klang đã xác nhận

• SI/VGM đúng cut-off SI VGM

• Phương thức vận đơn (ưu tiên telex release khi cần)

• Bộ chứng từ hoàn chỉnh/đối chiếu CO (nếu dùng ATIGA e-Form D)

• Lịch kéo – trả vỏ, đội xe dự phòng

• Pre-alert đủ 3 mốc

Khung chi phí/thời gian & cách tối ưu

Dưới đây là “khung” thường gặp để bạn so sánh – con số cụ thể phụ thuộc hãng tàu/đại lý/thời điểm. Vui lòng kiểm tra quy định hiện hành.

1) Cấu phần phí đầu đến (FCL)

• D/O (Delivery Order) – lệnh giao hàng từ đại lý hãng tàu.

• THC – phí xếp dỡ tại bến.

• Handling/Documentation – xử lý hồ sơ, phát hành chứng từ.

• Lift on/Lift off/Equipment – nếu bốc dỡ đặc biệt.

• Storage – phí lưu bãi (tính theo ngày sau khi hết free-time Port Klang).

• Detention – chậm trả vỏ; Demurrage – chậm lấy hàng; thường gọi chung là DEM/DET Malaysia.

Mẹo cắt giảm:

• Chốt hạn dùng free-time Port Klang ngay khi booking; nếu biết chắc kho đến bận, xin thêm 2–3 ngày.

• Chuẩn bị bộ chứng từ “sạch” (CO – nếu cần, invoice/packing list, vận đơn); phát hành telex release để rút ngắn chu trình lấy D/O.

• Lên lịch kéo sớm, tránh dồn vào cuối tuần hoặc sau kỳ nghỉ.

2) Cấu phần phí đầu đến (LCL) – điểm khác biệt

• Ngoài D/O, THC, Handling còn có CFS out (bốc lẻ từ kho bãi).

• Kiểm thêm “phụ phí lẻ” như chẻ lô, đóng lại pallet (nếu kiện yếu).

Mẹo cắt giảm:

• Chọn CFS uy tín; quấn pallet kỹ; dán “Do not stack” nếu kiện mong manh.

• Nếu chi phí LCL sát FCL (chênh < 10–15%), cân nhắc chuyển FCL để giảm rủi ro và phí lẻ.

3) Khung thời gian – từ ETA đến trả vỏ

• Ngày 0: ETA – phát hành D/O (nếu đã có telex release); sắp lịch kéo.

• Ngày 1: Kéo về kho; dỡ hàng; trả vỏ trong ngày (nếu kịp slot).

• Ngày 2: Đối soát hóa đơn; lưu hồ sơ.

Mẹo cắt giảm: Đặt slot kéo/ngày dỡ trước ETA 48 giờ; ưu tiên spot có bãi gần tuyến giao để giảm quãng rỗng.

Rủi ro – sai sót thường gặp – cách khắc phục

Lưu ý: Một số yêu cầu kiểm tra/tiêu chuẩn có thể thay đổi theo thời gian; vui lòng kiểm tra quy định hiện hành.

Case ngắn (before/after)

Before: Doanh nghiệp A đưa hàng nội thất sang Port Klang; không hỏi trước bảng phí, không chốt free-time Port Klang. Container đến thứ Sáu, hồ sơ còn thiếu; đến thứ Hai mới lấy được D/O, phát sinh DEM/DET Malaysia 3 ngày.

After: Từ lô sau, A yêu cầu báo trước local charges Port Klang, khóa free-time Port Klang 10 ngày, chuyển sang telex release. Kết quả: D/O lấy trong ngày ETA, kéo kịp thứ Bảy, trả vỏ trong 24 giờ – phí phát sinh gần như bằng 0.

FAQ (5–7 câu)

1) Tôi cần hỏi gì khi xin giá?
Hãy yêu cầu: cước all-in; bảng local charges Port Klang; số ngày free-time Port Klang; lịch ETD/ETA; giờ cut-off SI VGM; phương án telex release.

2) Bao nhiêu ngày free-time là đủ?
Tùy loại hàng và năng lực bốc dỡ của kho; phổ biến 7–10 ngày cho FCL. Nếu hàng khó dỡ, xin rộng hơn.

3) Khi nào nên dùng telex release?
Khi bạn muốn lấy D/O nhanh mà không chờ vận đơn gốc; đặc biệt hữu ích với lô cần giao gấp.

4) Phân biệt Demurrage và Detention ra sao?
Nôm na: Demurrage là phí chậm lấy hàng khỏi bến; Detention là phí chậm trả vỏ; thường thấy gộp thành DEM/DET Malaysia.

5) Có nên tự thương lượng phí đầu đến với đại lý Malaysia?
Được, nếu bạn có đối tác tin cậy; nhưng vẫn nên nhờ forwarder kiểm tra chéo báo giá, điều kiện phát sinh.

6) Trường hợp nào dễ phát sinh thêm phí?
Hàng nặng cần thiết bị bốc đặc biệt; LCL phải đóng lại pallet; kiểm hóa; dồn vào ngày nghỉ/lễ; thiếu giấy tờ.

7) Số liệu trong bài có phải “chuẩn” không?
Không. Tất cả chỉ mang tính minh họa; vui lòng kiểm tra quy định hiện hành và báo giá tại thời điểm thực hiện.

Kết luận & hành động tiếp theo

Muốn an toàn chi phí ở Port Klang, đừng để mọi thứ “đến bãi rồi tính”. Hãy chuẩn hóa 3 thứ: bảng local charges Port Klang chuẩn ngay từ lúc xin giá; số ngày free-time Port Klang đủ dùng; và lịch cut-off SI VGM khép kín với quy trình pre-alert 3 mốc. Thêm một cú nhấn là telex release để rút ngắn đường hồ sơ. Khi 4 mảnh ghép này ăn khớp, bạn sẽ kéo container ra khỏi cảng nhanh, sạch, và dự đoán được chi phí.