Lời dẫn mở màn
Trên sân khấu logistics, có một “vở kịch” diễn đi diễn lại mỗi ngày nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng nắm chắc vai trò: Pre-alert.
Đây chính là những email thông báo sớm mà forwarder gửi cho các bên liên quan để cả chuỗi vận hành không bị đứt gãy. Một pre-alert đúng lúc giúp consignee chuẩn bị hồ sơ, tránh bị động; một pre-alert muộn có thể khiến container nằm bãi, đội chi phí DEM/DET hàng trăm USD.
Trong vở kịch này, chúng ta sẽ theo dõi 3 hồi chính – Đóng hàng – On-board – Trước ETA – qua lời thoại của các nhân vật: Forwarder, Shipper, Consignee, Hải quan. Sau mỗi hồi, “Đạo diễn Logistics” (chuyên gia Nitoda) sẽ phân tích, rút ra checklist cho doanh nghiệp.
Hồi 1 – Đóng hàng
Bối cảnh: Cảng Cát Lái, container đang được đóng pallet FMCG chuẩn bị xuất đi Penang.
Nhân vật & lời thoại:
-
Shipper: “Chúng tôi đã sẵn sàng, Invoice & Packing List đã hoàn tất. Forwarder, anh cần gì nữa?”
-
Forwarder: “Tôi cần SI (Shipping Instruction) gấp để kịp cut-off. Và tôi sẽ gửi pre-alert đầu tiên ngay sau khi đóng hàng.”
-
Consignee (Malaysia): “Xin hãy cho chúng tôi biết danh sách chứng từ sớm, để lên kế hoạch kiểm tra hạn dùng.”
Mẫu email pre-alert Hồi 1:
Đạo diễn Logistics phân tích:
-
Rủi ro: Nếu không gửi pre-alert Hồi 1, consignee không biết tiến độ → không kịp xin giấy phép nhập khẩu.
-
Checklist:
-
✅ Invoice, Packing List chuẩn.
-
✅ SI gửi trước cut-off.
-
✅ Email pre-alert sơ bộ.
-
Hồi 2 – On-board
Bối cảnh: Cảng Cát Lái, container vừa được cẩu lên tàu.
Nhân vật & lời thoại:
-
Forwarder: “Tàu đã rời bến. Đây là thời điểm để gửi pre-alert thứ hai.”
-
Shipper: “Nhớ nhấn mạnh số seal và ETA giúp chúng tôi.”
-
Consignee: “Chúng tôi cần bản nháp B/L để chuẩn bị hồ sơ.”
Mẫu email pre-alert Hồi 2:
Đạo diễn Logistics phân tích:
-
Rủi ro: Nếu pre-alert Hồi 2 chậm, consignee không kịp chuẩn bị D/O, dẫn đến chậm giải phóng hàng.
-
Checklist:
-
✅ B/L draft + số seal.
-
✅ ETA chuẩn.
-
✅ Forwarder confirm notify party.
-
Hồi 3 – Trước ETA
Bối cảnh: Port Klang, Malaysia. Tàu chỉ còn 1 ngày sẽ cập cảng.
Nhân vật & lời thoại:
-
Forwarder: “Đây là pre-alert cuối, để mọi người chốt sổ.”
-
Consignee: “Chúng tôi cần CO Form D, bản gốc B/L, và dự kiến local charges.”
-
Hải quan Malaysia: “Hãy nộp hồ sơ đúng quy định. Nếu CO không khớp Invoice, chúng tôi sẽ tính thuế MFN.”
Mẫu email pre-alert Hồi 3:
Đạo diễn Logistics phân tích:
-
Rủi ro: DN không nhận pre-alert Hồi 3 → không nộp thuế kịp, container bị giữ lại → DEM/DET phát sinh.
-
Checklist:
-
✅ CO khớp Invoice.
-
✅ Local charges rõ ràng.
-
✅ Thông báo trước ETA ≥24h.
-
Case Study thực tế
Một DN VN nhập nhựa từ Malaysia. Forwarder quên gửi pre-alert Hồi 3. Kết quả: Consignee không kịp chuẩn bị CO, HQ Malaysia bác ưu đãi thuế. DN phải đóng 5% thuế NK (~20.000 USD). Sau vụ đó, DN ký hợp đồng dịch vụ trọn gói pre-alert với Nitoda → không còn tình trạng chậm hồ sơ.
Checklist tổng hợp – Pre-alert mẫu cho DN
3 mốc vàng:
-
Hồi 1 (Đóng hàng): Invoice, Packing List, SI.
-
Hồi 2 (On-board): B/L draft, số seal, ETA.
-
Hồi 3 (Trước ETA): CO, B/L gốc, local charges.
Checklist chuẩn:
-
✅ Gửi pre-alert ngay sau từng mốc.
-
✅ Email mẫu rõ ràng, đính kèm chứng từ.
-
✅ Thời gian: T-1 sau đóng hàng, T+0 sau on-board, T-1 trước ETA.
Kết luận – Ba hồi, một vở kịch hoàn hảo
Pre-alert không chỉ là “email thông báo”, mà là nhịp điệu giữ cho cả chuỗi logistics chạy trơn tru.
Nếu 1 trong 3 hồi bị bỏ lỡ, vở kịch sẽ sụp đổ: hàng trễ, chi phí tăng, khách hàng phàn nàn.
👉 Với Nitoda Logistics, DN sẽ có:
-
Kịch bản pre-alert chuẩn 3 mốc.
-
Email template chuyên nghiệp.
-
Đội ngũ điều phối sát sao với đối tác Malaysia.
Đừng để quên pre-alert biến container thành gánh nặng. Hãy để Nitoda là “đạo diễn” logistics của bạn.
🌐 Website: www.nitoda.com | 📞 Hotline: 0978.222.650 | 📩 Email: annaphuong@nitoda.com
