Hải quan điện tử VNACCS cho hàng đi Indonesia Bộ chứng từ CI/PL/B/L

30/08/2025 12:42 PM

Hải quan điện tử VNACCS cho hàng đi Indonesia Bộ chứng từ CI/PL/B/L – làm sao để “nộp phát là chạy”?

Mục tiêu: một lần khai – đúng ngay lần đầu, không vướng sai lệch giữa CI/PL/B/L khiến tờ khai VNACCS bị “báo lỗi” hoặc bị yêu cầu chỉnh sửa.

1) VNACCS là gì, liên quan gì tới CI/PL/B/L?

VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System) là hệ thống xử lý tờ khai hải quan điện tử. Doanh nghiệp/forwarder dùng phần mềm (ECUS, FPT.TQDT, v.v.) để nhập – truyền dữ liệu tờ khai; hệ thống tự động phản hồi số tờ khai, phân luồng, yêu cầu chứng từ.

CI/PL/B/L là bộ ba mà mọi tờ khai xuất (và nhập) đều “tham chiếu”:

CI: ghi giá trị giao dịch, điều kiện giao hàng (Incoterms), tiền tệ, điều khoản thanh toán.
PL: ghi cấu trúc kiện – số lượng – trọng lượng – kích thước.
B/L: ghi thông tin vận tải (người gửi/nhận, cảng đi/đến, ngày tàu chạy), là căn cứ đối chiếu manifest.

Hình dung đơn giản: VNACCS là “cửa hải quan số”; CI/PL/B/L là “CMND – sổ hộ khẩu – vé tàu” của lô hàng. Ba giấy này không khớp ⇒ Hệ thống/kiểm hóa sẽ “hỏi lại”.

2) Bức tranh tổng quát: xuất hàng đi Indonesia qua VNACCS

Chuẩn bị hồ sơ: hợp đồng, CI, PL, booking & Shipping Instruction (SI).
Lập tờ khai xuất trên VNACCS (qua phần mềm): khai mã loại hình, người xuất/nhập, HS, trị giá, cảng xếp/dỡ, phương thức giao hàng.
Truyền tờ khai → lấy số tờ khai & phân luồng.
Hạ hàng vào CFS/CY theo LCL/FCL, làm VGM (nếu yêu cầu), đối chiếu manifest.
Phát hành B/L (telex/original) khớp CI/PL & tờ khai.
Xuất tàu → gửi pre-alert cho buyer tại Jakarta.
Đầu Indonesia: đại lý/consignee lấy D/O, làm thủ tục nhập theo luật sở tại (nếu buyer nhờ Nitoda hỗ trợ).

Gợi ý: lô hàng sang Jakarta thường chọn đường biển; thời gian hành trình ngắn (tùy tuyến), nên “tempo chứng từ” phải nhanh & gọn.

3) Chuẩn hóa CI – Commercial Invoice

3.1. Những trường phải có

Seller/Exporter (tên, địa chỉ, MST).
Buyer/Consignee (tên, địa chỉ; nhập khẩu ở Indonesia thường dùng mã số thuế NPWP – buyer cung cấp).
Invoice No. & Date.
Contract/PO (nếu có).
Description of goods: mô tả rõ ràng, thống nhất với PL & HS.
HS code (khuyến nghị hiện trên Invoice để đồng bộ khai báo).
Quantity & Unit (cái, bộ, m², kg…).
Unit price & Total amount, Currency (USD/EUR…).
Incoterms (FOB/CIF/CFR… + Port cụ thể, ví dụ: FOB Hai Phong, CFR Jakarta).
Payment term (T/T, L/C…).
Country of Origin: Vietnam (quan trọng cho C/O Form D nếu buyer cần ưu đãi).

3.2. Lỗi hay gặp (và cách tránh)

Sai/thiếu Incoterms → trị giá trên tờ khai lệch.
Mô tả hàng “quá nghệ thuật” (không kỹ thuật) → khó khớp HS; nên mô tả ngắn – đúng – đủ.
Không tách phí: nếu điều kiện CIF, nhớ thể hiện freight & insurance (hoặc note rõ để cán bộ hiểu trị giá tính thuế ở đâu – với xuất thường ít nghĩa vụ thuế, nhưng dữ liệu vẫn cần logic).

3.3. Mini–template CI (rút gọn)

4) Chuẩn hóa PL – Packing List

4.1. Trường chính

Packing List No. & Date (nên cùng ngày Invoice).
Tổng số kiện, Gross/Net Weight, Total CBM.
Marks & Numbers (mã kiện 1/N…N/N, ký hiệu in trên carton).
Kích thước (nếu buyer/forwarder yêu cầu).
Chi tiết theo line khớp Invoice.

4.2. Lỗi hay gặp

Số kiện/Trọng lượng trên PL ≠ B/L (hoặc phiếu cân).
Net/Gross đảo ngược.
Không có Marks & Numbers (khó đối chiếu tại CFS).

4.3. Mini–template PL (rút gọn)

5) B/L – Bill of Lading: điểm “khóa” với Manifest & VNACCS

5.1. Những điều cần cân nhắc

MBL vs HBL: đi qua forwarder thường có HBL (do forwarder phát hành) + MBL (hãng tàu phát hành). Dữ liệu hai bản phải khớp: người gửi/nhận, cảng đi/đến, số kiện/trọng lượng.
Telex Release/Surrender hay B/L gốc: đi Indonesia đa phần dùng Telex Release để giao nhanh.
Notify party: có thể trùng Consignee hoặc là đại lý khai thuê.

5.2. Trường phải “đồng âm” với CI/PL

Shipper/Consignee/Notify: tên – địa chỉ – mã số (nếu có).
Port of Loading (POL) = Hải Phòng; Port of Discharge (POD) = Jakarta (Tanjung Priok).
Vessel/Voyage, ETD/ETA.
Packages/Weights: giống PL (và giống số liệu cân).
Description: gần với mô tả trên Invoice/PL, tránh quá ngắn gây nghi ngờ.

5.3. Mini–template B/L (mô tả rút gọn)

6) Map dữ liệu: VNACCS ↔ CI/PL/B/L (bảng “đối chiếu nhanh”)

VNACCS – Trường khai	Lấy từ	Ghi chú
Người xuất khẩu (Exporter)	CI/B/L	Tên & địa chỉ trùng nhau
Người nhập khẩu (Consignee)	CI/B/L	Nếu “To Order”, Notify phải rõ
Cảng xếp (Load Port)	B/L	Ví dụ: Hai Phong
Cảng dỡ (Discharge Port)	B/L	Ví dụ: Jakarta (Tanjung Priok)
Mã loại hình xuất	Chính sách	(Xuất kinh doanh, gia công, SX-XK…) – tra cứu theo quy định hiện hành
HS code	CI/PL	Thống nhất suốt hồ sơ
Lượng – Đơn vị	CI/PL	Pcs/kg/m²…
Trị giá (FOB/CIF/CFR…)	CI	Bám Incoterms trên CI
Đồng tiền (Currency)	CI	USD/EUR…
Trọng lượng gross/net	PL	Phải “ ăn khớp ” với B/L
Số kiện/Loại bao bì	PL/B/L	Carton/Pallet/Bale…
Phương thức thanh toán	CI	Không bắt buộc, nhưng nên khớp

Mẹo: trước khi truyền tờ khai, mở 3 file (CI/PL/B/L draft) đặt cạnh nhau – dùng bảng này để so khớp 5 phút, tránh mất 2–3 giờ sửa đi sửa lại.

7) Quy trình khai – truyền – nhận phản hồi trên VNACCS (tinh gọn)

Tạo hồ sơ: chọn loại hình xuất phù hợp, nhập Exporter/Consignee/Notify.
Chọn Chi cục Hải quan (theo nơi hàng hạ): ví dụ HQ Cửa khẩu cảng Hải Phòng (chi cục cụ thể tùy bến).
Khai hàng hóa: HS, mô tả, số lượng, trị giá, CO (nếu có), xuất xứ.
Khai vận tải: POL/POD, tên tàu/chuyến (điền theo booking/B/L draft), số lượng kiện, trọng lượng, CBM.
Truyền tờ khai: hệ thống trả số tờ khai + phân luồng (xanh/vàng/đỏ).
Thực hiện yêu cầu theo phân luồng:
- Xanh: thông quan điện tử.
- Vàng: xuất trình hồ sơ (scan/điện tử theo hướng dẫn).
- Đỏ: kiểm tra thực tế (một phần/toàn bộ), phối hợp kho/bãi.
Hoàn tất: cập nhật manifest khớp B/L, hạ hàng đúng cut–off, lưu e-file.

Lưu ý thực hành: với xuất khẩu, nghĩa vụ thuế không như nhập khẩu nhưng dữ liệu vẫn phải chuẩn để tránh bị yêu cầu sửa đổi/giải trình, ảnh hưởng lịch tàu.

8) Những lỗi “nhỏ nhưng đau ví tiền”

Số kiện PL ≠ B/L → chỉnh B/L/manifest, dễ trễ cut–off.
HS “đoán” theo mô tả marketing → dễ bị yêu cầu giải thích/kiểm tra HS.
Không check mã loại hình → luồng vàng/đỏ “vì lý do…”.
Lẫn lộn Incoterms giữa hợp đồng và Invoice → trị giá khai báo sai logic.
Telex Release phát muộn → buyer không lấy D/O kịp, phát sinh storage ở Jakarta.

9) Indonesia – vài lưu ý “sát sườn”

C/O Form D (ATIGA): nếu buyer xin ưu đãi thuế, hãy nộp sớm để cơ quan cấp C/O xử lý kịp – đầu Indonesia có thể kiểm tra hậu kiểm.
Tem/Nhãn: hàng tiêu dùng (dệt may, da giày, FMCG…) thường yêu cầu nhãn Bahasa Indonesia; nếu buyer dán tại kho, hãy ghi chú ngay từ hợp đồng.
Giấy chuyên ngành: một số nhóm (thiết bị có sóng vô tuyến, mỹ phẩm, TPCN…) cần chứng nhận riêng tại Indonesia – xác nhận trước để mô tả hàng trên CI/PL/B/L phù hợp.
D/O & slot rút: Jakarta nhiều thời điểm kẹt bãi; đặt slot sớm, deal free time từ khi booking.

10) Ba “playbook” theo mặt hàng (ví dụ thực chiến)

10.1. Dệt may (FOB Hải Phòng → Jakarta)

CI: ghi thành phần vải, mã size, CO: Form D.
PL: Marks 1/N…N/N, net/gross rõ ràng.
B/L: thường HBL + MBL, Telex Release.
VNACCS: HS theo nhóm 61–62; mô tả ngắn – đúng – đủ.

10.2. Điện tử linh kiện (LCL)

CI: ghi MSL/đặc tính nếu buyer yêu cầu.
PL: số thùng, HIC/Desiccant trong thùng (ghi Remark).
B/L: LCL → CFS hai đầu; kiểm W/M.
VNACCS: HS nhóm 85; trọng tâm là mô tả kỹ thuật đủ phân loại.

10.3. Thép tấm/cuộn (FCL 20’DC hoặc FR)

CI: tách grade – tiêu chuẩn – bề mặt (nếu có).
PL: gross lớn; cần số liệu cân xác thực.
B/L: khai “Heavy cargo”; chú ý an toàn xếp dỡ.
VNACCS: HS nhóm 72; mô tả độ dày – dạng.

11) Timeline “ăn khớp” (gợi ý áp dụng thực tế)

T–7: chốt booking (hãng, ETD/ETA), xin free time.
T–6: chốt HS & Incoterms; soát CI/PL.
T–5: gửi SI cho hãng/forwarder; tạo tờ khai nháp VNACCS.
T–4/T–3: đóng hàng; cân; chụp ảnh; hạ CFS/CY.
T–2: truyền tờ khai chính thức; chờ phản hồi; xử lý theo luồng.
T–1: chốt B/L draft; kiểm marks – packages – weights.
ETD: phát hành B/L; gửi pre-alert & bộ scan chứng từ cho buyer Jakarta.
ETA: đầu Jakarta lấy D/O, đặt slot rút, giao kho.

12) Bộ checklist 1 trang (in ra dán tường)

Chung

HS đúng – thống nhất mô tả.
CI có Incoterms, currency, CO (nếu cần).
PL đủ Gross/Net/CBM, Marks 1/N.
B/L draft khớp CI/PL; POL/POD đúng.

VNACCS

Loại hình xuất đúng mục đích.
Cảng xếp/dỡ đúng.
Trị giá phù hợp Incoterms trên CI.
Packages/Weights = PL/B/L.
Truyền tờ khai & lưu phản hồi.

Vận hành

Hạ hàng đúng cut–off.
VGM (nếu bắt buộc).
Free time đã xác nhận.
Pre-alert + scan hồ sơ gửi buyer.

13) Câu hỏi thường gặp (FAQ – ngắn gọn, dễ nhớ)

Q1. B/L gốc hay Telex Release?
A. Đi Indonesia, Telex Release rất phổ biến để giao nhanh; chỉ dùng Original B/L khi buyer yêu cầu.

Q2. Sai HS rồi – có phải hủy tờ khai?
A. Tùy giai đoạn & quy định; tốt nhất tra HS từ đầu, có thể tham vấn trước khi truyền.

Q3. CI/PL khác nhau chút xíu có sao không?
A. “Chút xíu” thường chính là lý do bị hỏi. Hãy đồng bộ 100%.

Q4. Có cần Form D không?
A. Nếu buyer muốn ưu đãi thuế ở Indonesia → có. Hãy lên kế hoạch nộp – cấp C/O kịp ETD/ETA.

Q5. Khác nhau giữa MBL & HBL?
A. HBL do forwarder phát hành; MBL do hãng tàu phát hành. Dữ liệu 2 bản phải trùng khít.

14) Mẫu email “bàn giao hồ sơ” gửi buyer/đại lý (dùng được ngay)

Subject: Pre-alert – HPJKT/Mar-2025 – HBL xxxxx – ETA: DD/MM/YYYY
Dear [Tên buyer/đại lý],
Đính kèm bộ scan hồ sơ: CI, PL, HBL/MBL (Telex Release), CO (nếu có).
• POL: Hai Phong – POD: Tanjung Priok (Jakarta)
• Vessel/Voyage: … | ETD: … | ETA: …
• Packages: … | G.W.: … kg | CBM: …
Vui lòng hỗ trợ D/O & booking slot rút trước ETA 72h. Mọi phát sinh xin phản hồi sớm để phối hợp.
Trân trọng,
Nitoda Logistics – điều phối tuyến VN–ID
+84 … | annaphuong@nitoda.com

15) Nitoda có thể giúp gì (để bạn “không phải nhớ quá nhiều thứ”)?

Soát – chuẩn hóa CI/PL ngay từ bản nháp.
Mapping dữ liệu sang form VNACCS (giảm lỗi nhập liệu).
Khởi tạo tờ khai, theo dõi phân luồng, hỗ trợ xử lý.
Đồng bộ B/L (MBL/HBL), tư vấn Telex Release.
Pre-alert & đặt slot rút đầu Jakarta.
Kho bãi – last mile tại Jabodetabek (nếu buyer yêu cầu).
Cập nhật ảnh/biên bản theo từng mốc: đóng hàng, hạ bãi, xếp tàu, giao kho.

Bạn tập trung bán hàng & sản xuất. Phần “đường đi nước bước” để Nitoda lo.

16) Kết lời

Làm VNACCS không khó, khó là giữ mọi thứ khớp nhau: CI/PL/B/L, HS – Incoterms – trị giá, manifest – tờ khai – thực tế hàng hóa. Khi dữ liệu đã sạch, việc truyền tờ khai chỉ còn là một thao tác “bấm nút”.

Nếu bạn đang chuẩn bị những lô hàng đầu tiên sang Indonesia, cứ xem bài viết này như “bộ đồ nghề”: