Case study LCL: gom đa mặt hàng từ Hải Phòng đi Jakarta, tối ưu lịch CFS

Mục tiêu: một lô LCL đa mặt hàng (dệt may, linh kiện nhỏ, hàng tiêu dùng khô) từ Hải Phòng → Jakarta đi đúng chuyến – đúng chi phí – đúng giấy tờ, không bị “kẹt CFS/cut–off”, rủi ro ẩm mốc thấp, và rã hàng nhanh ở đầu Jakarta.

1) Bối cảnh & “bài toán” thực tế

• Shipper: nhà phân phối tại Bắc Ninh gom ba nhóm hàng (dệt may ready-to-wear; phụ kiện điện tử nhỏ; hàng tiêu dùng khô đóng gói).

• Consignee: nhà bán sỉ tại Jabodetabek (Jakarta).

• Mục tiêu thời gian: đặt kệ trước ngày 28 hàng tháng.

• Yêu cầu: LCL vì mỗi mặt hàng vài CBM, gom lại vẫn chưa đủ FCL; muốn đi một HBL (một shipper → một consignee) để thông quan một cửa.

• Lo ngại: cắt máng (cut–off) CFS khác nhau, hàng dệt may sợ ẩm, điện tử sợ va đập, hàng tiêu dùng cần nhãn minh bạch.

Thực tế thường gặp: hàng gom đa mặt hàng mà không đếm “nhịp” CFS thì rất dễ… “mất sóng” – phần đến sớm phải chờ phần đến muộn, lỡ cut–off, trễ chuyến 5–7 ngày.

2) Hiểu đúng CFS & lịch gom: vì sao “đi đúng nhịp” quan trọng?

• CFS (Container Freight Station) là kho gom/khai thác LCL. Hàng lẻ của nhiều chủ/ngành sẽ được nhập kho, phân ô, rồi đóng chung vào container (vanning) trước khi hạ CY.

• Cut–off CFS: mốc khóa nhận hàng trước giờ đóng cont/giao cảng. Mỗi tuyến/đối tác gom có thể có cut–off khác nhau (thường T–2/T–3).

• Lịch mẹ: một số CFS gom nội bộ rồi giao cho hãng tàu/chủ tuyến; nếu trục này trễ, cả lô đi sau dù đã “vào sớm”.

Tư duy đúng: coi timeline như dàn nhạc: khối hàng A/B/C phải vào đúng trường đoạn để cùng lên cùng một container LCL.

3) Phân bổ mặt hàng & đóng gói thông minh (để đi chung mà không “quánh nhau”)

Dệt may (RMG)

• Carton 5–7 lớp, liner PE mỏng + desiccant theo CBM (ví dụ 1–1.5 túi/CBM, tùy mùa).

• Không bó quá chặt; chừa khe thoáng cho luồng khí (nếu hun trùng kho).

Phụ kiện điện tử nhỏ

• Double wall carton + bọt/foam.

• Chọn kệ riêng trong cùng ô để tránh “mùi”/ẩm từ hàng tiêu dùng.

Hàng tiêu dùng khô

• Ghi hạn dùng/lot (nếu có).

• Không dùng pallet gỗ không dập ISPM 15. Nếu buộc dùng gỗ → ISPM 15 bắt buộc.

Chung

• Marks & Numbers chuẩn một nhịp: NITODA/HP-JKT/MMYY – (1/N ... N/N) để CFS dễ nhận & so khớp.

• PL tổng phân 3 block theo nhóm hàng; CI giữ đủ HS từng dòng.

• Một HBL (1 shipper – 1 consignee) với nhiều line commodity là cách gọn nhất nếu thủ tục nhập đầu Jakarta không đòi tách.

4) Lên “nhạc trưởng” timeline: D–10 đến ETD

D–10

• Chốt đối tác CFS & lịch (vd: CFS A cut–off thứ Tư 17:00, ETD thứ Sáu; CFS B cut–off thứ Năm 12:00, ETD thứ Bảy).

• Chọn một CFS có buffer thêm 1 ngày để “đỡ hụt”.

D–7 ~ D–5

• Khối điện tử hoàn thiện sớm → đặt xe về CFS trước.

• Khối dệt may đóng gói + dán marks; kiểm độ ẩm lô vải (nếu xưởng mới nhuộm).

D–4

• Khối hàng tiêu dùng nhập kho CFS; chụp ảnh tình trạng (nhãn, marks).

• Gửi draft CI/PL cho Nitoda/đại lý để soát HS – mô tả.

D–3 (cut–off – 1)

• Fix PL tổng (số carton/CBM theo đo thực), chốt W/M.

• Gửi SI (Shipping Instruction) để ra HBL draft.

D–2 (cut–off)

• Lock lô tại CFS; cân/đo CBM; vanning kế hoạch.

• Chuyển hồ sơ VNACCS (nếu cần tờ khai xuất theo loại hình), kiểm các giấy chuyên ngành (nếu có).

D–1

• CFS vanning; hạ CY; cập nhật manifest.

• Nhận HBL/MBL draft; soát packages/weights/measurement = PL.

ETD

• Lấy HBL (Telex Release); pre-alert bộ scan cho Jakarta: CI, PL, HBL/MBL, hình ảnh pallet/carton, lưu ý rút hàng.

5) Bảng tính W/M (minh hoạ) – cách nhìn “cục gạch” thành “con số”

Quy tắc LCL: tính theo RT (Revenue Ton) = max(1 CBM, 1000 kg).
Ví dụ lô gom:

• RT theo CBM = 2.52 RT (vì 2,140 kg = 2.14 RT theo cân, nhỏ hơn 2.52).

• Cước LCL = Rate/RT × 2.52 + Origin CFS + DOC/AMS/Manifest (nếu có) + Destination CFS/THC + D/O + last-mile.

• Mẹo giảm CBM: đổi gói/chiều carton (điện tử), nén liner dệt may hợp lý (không ảnh hưởng chất lượng), dùng carton chuẩn kích để stack chặt khi vanning.

6) Vấn đề thường “chệch nhịp” & cách xử lý

1. Một khối đến chậm (miss cut–off) → cả lô trễ 1 tuần.

   • Phương án: split-run 80/20 (phần lớn đi chuyến chính, phần trễ đi chuyến kế). Dùng 2 HBL nếu cần tách thông quan.

2. PL tổng sai số → lệch manifest/HBL.

   • Phương án: đo CBM thực ở CFS; update PL trước khi phát hành HBL.

3. Bao bì gỗ không ISPM 15 lẫn trong pallet hàng tiêu dùng.

   • Phương án: thay pallet ISPM 15 tại CFS trước vanning; chụp ảnh dấu.

4. Dệt may hút ẩm khi trời nồm.

   • Phương án: tăng desiccant, dùng PE liner trong carton, kiểm điểm sương tại kho, không để sát tường lạnh.

5. Điện tử va đập khi vanning chung.

   • Phương án: xếp theo lớp – xen pallet; điện tử ở vùng giữa; trên cùng là dệt may (êm), dưới cùng hàng tiêu dùng nặng.

7) Đầu Jakarta: giải phóng nhanh hay “chạy marathon”?

• Pre-alert đầy đủ: CI/PL/HBL, marks, ảnh pallet.

• D/O: lấy sớm; nếu Telex Release từ đầu thì càng nhanh.

• CFS deconsolidation: hẹn lịch rút; đề nghị slot off-peak nếu bãi đông.

• Thông quan: hải quan Indonesia theo HS từng line; multi-commodity → mô tả chính xác giúp “lướt” nhanh.

• Last-mile: chọn xe thùng kín/wingbox; có POD ảnh từng pallet.

Kinh nghiệm: multi-commodity dễ bị hỏi nhãn Bahasa (nếu là hàng tiêu dùng bán lẻ). Thống nhất từ đầu: dán nhãn tại VN hay dán ở kho Jakarta.

8) Hai phương án lịch – chọn theo “điểm rơi” kệ hàng

Phương án A – One-shot (gom hết một nhịp)

• Ưu: rẻ hơn (ít phí phát sinh), thông quan một lần.

• Nhược: rủi ro nếu một block chậm → chậm cả lô.

Phương án B – Split-run 60/40

• Ưu: đảm bảo đặt kệ đúng hạn (60% hàng chạy trước), phần 40% đến sau 5–7 ngày.

• Nhược: thêm một lần D/O – CFS và delivery.

Cách chọn: nếu buyer đòi “on-shelf” cứng ngày 28, chọn split-run; nếu buyer linh hoạt + bạn khóa tốt cut–off, chọn one-shot tiết kiệm hơn.

9) Bản đồ chứng từ – không để “đánh nhau” giữa các line

• CI/PL: một bộ cho cả lô, nhiều line theo HS; nêu unit, qty, giá rõ ràng; CO/PC/Fumigation chỉ áp dụng line cần (nếu có).

• HBL: 1 HBL (shipper→consignee), Description nên ghi multi-commodity + “as per attached packing list”.

• MBL: hãng tàu phát hành; dữ liệu packages/weights phải ăn khớp PL tổng.

• VNACCS: nếu có tờ khai xuất (loại hình phù hợp), khai từng line HS theo CI.

• Jakarta: chuẩn bị permit/label với line bắt buộc (nếu hàng liên quan quy định riêng).

10) Minh hoạ chi phí – để dự toán đúng cấu phần

Origin (VN)

• Origin CFS handling (in/out, vanning share)

• Documentation (HBL/DOC/Manifest fee)

• Trucking nội địa (nếu cần)

Ocean LCL

• Ocean freight LCL (rate × RT)

• BAF/CAF (nếu có)

Destination (ID)

• D/O

• CFS/THC (unstuff, lift on/off…)

• Customs clearance (phí dịch vụ)

• Delivery (CFS → kho)*

• Thuế nhập (buyer chịu, trừ khi thỏa thuận khác)*

* Tuỳ Incoterms và thỏa thuận.

Mẹo tối ưu

• Khóa free time tại CFS/bãi (nếu có) + đặt slot rút sớm.

• Đàm phán rate theo bậc RT nếu bạn gom đều hàng tháng.

• Giảm CBM ảo bằng cách chuẩn hoá kích thước carton.

11) Checklist 1 trang (in ra dán tường CFS)

Trước cut–off

• Khóa CFS & cut–off (buffer ≥1 ngày)

• Xác nhận split-run hay one-shot

• Ảnh marks & bao bì mỗi block

• PL tạm & CI draft kiểm HS

Ngày cut–off

• Cân/đo CBM thực tại CFS

• Fix PL tổng & gửi SI

• Chốt HBL draft; số kiện/trọng lượng/CBM = PL

Sau vanning – ETD

• Hạ CY đúng giờ

• Nhận HBL/MBL; soát manifest

• Pre-alert bộ scan cho Jakarta

ETA Jakarta

• Lấy D/O, đặt slot rút

• Thông quan theo HS từng line

• Giao kho; chụp POD từng pallet

12) Mini–FAQ (đúng ý người bận)

Một HBL cho nhiều mặt hàng có ổn không?
Ổn nếu cùng consignee và thủ tục nhập không yêu cầu tách. HBL nên ghi multi-commodity + PL đính kèm.

LCL có DEM/DET không?
Không như FCL, nhưng vẫn có CFS storage/handling. Lỡ nhịp rút vẫn đội phí.

Cần hun trùng/PC cho hàng khô?
Tùy HS & yêu cầu buyer. Nếu có pallet gỗ → ISPM 15 bắt buộc.

Split-run có làm tăng thuế?
Thuế do hải quan sở tại tính trên từng lô. Nếu tách thành 2 HBL → có thể nộp/giải phóng 2 lần; cân nhắc với buyer.

13) Bài học rút ra từ case

• Nhịp CFS là trái tim của LCL: chậm 1 block = chậm cả lô.

• Đo CBM thực ở CFS, fix PL trước HBL → hết tranh cãi.

• Bao bì & xếp lớp quyết định rủi ro ẩm/va đập khi vanning chung.

• Pre-alert là “vé thông hành” để Jakarta rã hàng nhanh.

14) Bạn có thể làm gì ngay tuần này?

1. Lập calendar CFS với cut–off cố định cho tuyến HP→JKT.

2. Chuẩn hóa marks & khuôn carton (2–3 size vàng).

3. Tạo PL mẫu theo block hàng; thêm cột ảnh thùng.

4. Thiết lập pre-alert template gửi trước ETA 3–4 ngày.

Nếu bạn muốn, mình có thể tạo bộ template (Excel/Word) gồm: PL tổng (tách block), email pre-alert, checklist cut–off, và bảng tính W/M tự động (nhập L×W×H → ra CBM & RT, auto cộng). Nói một tiếng, mình gửi link tải ngay.

Nitoda có đội gom LCL HP→JKT chạy đều hằng tuần, ưu tiên CFS có buffer, có thể giúp bạn “so dây nhạc trưởng”: nhắc cut–off, đo CBM thực, chốt HBL đúng giờ, pre-alert sớm & hỗ trợ rã hàng tại Jakarta.
Cần bàn cụ thể lô của bạn? Gửi mình danh mục + CBM dự kiến; mình bóc ngay lịch phù hợp và đường đi tối ưu.