Quy trình thông quan tại Hải Phòng khi xuất hàng đi Đài Loan

Trong hoạt động xuất khẩu, khâu thông quan được xem là “cửa ải” quyết định việc hàng hóa có thể được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí hay không. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam đang có nhu cầu xuất khẩu sang Đài Loan, việc nắm rõ quy trình thông quan xuất khẩu Hải Phòng là yếu tố then chốt. Hải Phòng vốn là cảng biển quốc tế trọng điểm, nơi tập trung nhiều tuyến vận tải trực tiếp đi Keelung, Taichung, Kaohsiung – ba cảng lớn của Đài Loan.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về:

• Các bước khai báo hải quan điện tử,

• Hồ sơ chứng từ cần thiết,

• Quy trình kiểm hóa,

• Lỗi thường gặp liên quan HS code,

• Thủ tục xác nhận VGM & tờ khai,

• Và những mẹo rút ngắn thời gian thông quan.

Bài viết không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ mà còn cung cấp góc nhìn thực tế từ những đơn vị logistics có kinh nghiệm lâu năm như Công ty Cổ phần Nitoda (Nitoda Logistics) – một trong những doanh nghiệp đang hỗ trợ mạnh mẽ các lô hàng xuất khẩu từ Hải Phòng đi Đài Loan.

1. Giới thiệu quy trình thông quan xuất khẩu tại Hải Phòng

Thông quan xuất khẩu Hải Phòng là quá trình doanh nghiệp thực hiện khai báo và hoàn tất thủ tục với cơ quan Hải quan Việt Nam trước khi hàng hóa được đưa lên tàu. Đây là khâu bắt buộc với mọi lô hàng, bất kể là hàng nguyên container (FCL) hay hàng lẻ (LCL).

Tại cảng Hải Phòng, toàn bộ quy trình được quản lý tập trung bằng hệ thống VNACCS/VCIS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System), cho phép doanh nghiệp khai báo điện tử thay vì phải nộp hồ sơ giấy. Điều này vừa tiết kiệm thời gian, vừa giúp hải quan dễ dàng kiểm soát luồng hàng hóa.

Thông thường, quy trình cơ bản sẽ bao gồm:

1. Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ xuất khẩu.

2. Khai báo hải quan điện tử.

3. Nhận kết quả phân luồng (xanh – vàng – đỏ).

4. Thực hiện kiểm hóa (nếu có).

5. Hoàn tất xác nhận thông quan.

6. Đưa hàng ra cảng và xếp lên tàu.

Mỗi bước đều có những lưu ý quan trọng, đặc biệt với hàng đi Đài Loan – nơi có yêu cầu khắt khe về chứng nhận xuất xứ (C/O) và tiêu chuẩn chất lượng.

2. Các bước khai báo hải quan điện tử

Ngày nay, thủ tục hải quan đi Đài Loan được thực hiện hoàn toàn qua hệ thống VNACCS, giúp đơn giản hóa rất nhiều so với trước đây.

Các bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống
  Doanh nghiệp hoặc đơn vị logistics (như Nitoda Logistics) sử dụng tài khoản được cấp để khai báo.

• Bước 2: Nhập dữ liệu tờ khai
  Thông tin chính gồm: mã HS, trị giá, số lượng, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức vận chuyển, thông tin cảng xuất – cảng đến (ví dụ: Hải Phòng → Kaohsiung).

• Bước 3: Gửi dữ liệu & nhận phản hồi
  Hệ thống tự động phản hồi với một trong ba kết quả:

  • Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa → thông quan nhanh.

  • Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ → phải bổ sung chứng từ bản scan.

  • Luồng đỏ: Kiểm tra cả hồ sơ lẫn hàng hóa → thời gian lâu hơn.

• Bước 4: Đóng lệ phí, hoàn tất xác nhận thông quan

Kinh nghiệm thực tế: để hạn chế rủi ro bị phân luồng đỏ, doanh nghiệp cần khai báo chính xác HS code, trị giá FOB/CIF, số lượng và đặc biệt là không “lách luật” về mô tả hàng hóa.

3. Chứng từ cần chuẩn bị cho thông quan đi Đài Loan

Một bộ hồ sơ cơ bản cho thủ tục hải quan đi Đài Loan bao gồm:

1. Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).

2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).

3. Phiếu đóng gói (Packing List).

4. Vận đơn đường biển (Bill of Lading).

5. Chứng nhận xuất xứ (C/O form E hoặc C/O form D) – đặc biệt quan trọng để hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định.

6. Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu là nông sản, thực phẩm).

7. Giấy phép xuất khẩu (nếu mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt).

8. Tờ khai hải quan điện tử.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ, tránh trường hợp “bổ sung nhiều lần” khiến tốn thời gian. Một mẹo nhỏ: nên kiểm tra trước với đại lý logistics hoặc forwarder để đảm bảo chứng từ hợp lệ trước khi truyền tờ khai.

4. Quy trình kiểm hóa & những mặt hàng dễ bị kiểm

Kiểm hóa là bước hải quan thực hiện đối chiếu thực tế hàng hóa với nội dung khai báo. Tại Hải Phòng, kiểm hóa có thể thực hiện tại cảng hoặc kho ngoại quan.

Một số nhóm hàng dễ bị đưa vào diện kiểm hóa khi đi Đài Loan:

• Nông sản, thực phẩm (chè xanh, hạt điều, hồ tiêu, thủy sản).

• Khoáng sản thô (đá, than, quặng).

• Máy móc cũ, thiết bị đã qua sử dụng.

• Hàng có giá trị cao, dễ gian lận thuế.

Khi bị phân luồng đỏ, cán bộ hải quan sẽ mở container để kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu nhãn mác. Nếu khớp với tờ khai, lô hàng sẽ được thông quan.

👉 Kinh nghiệm: Nên sắp xếp hàng hóa gọn gàng, dễ kiểm đếm, dán nhãn rõ ràng để quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng. Các đơn vị logistics như Nitoda Logistics thường hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị kho bãi, hạn chế tối đa thời gian chờ.

5. Lỗi HS code thường gặp & cách khắc phục

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị ách tắc khi làm thông quan xuất khẩu Hải Phòng là khai sai HS code.

Một số lỗi thường gặp:

• Khai sai mã HS do chưa tham khảo biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất.

• Khai theo mô tả thương mại thay vì theo tính chất hàng hóa.

• Cố tình chọn mã HS có thuế suất thấp hơn.

Ví dụ:

• Chè xanh thường có HS code 0902.10, nhưng nhiều doanh nghiệp lại khai chung với “trà chế biến” dẫn đến sai lệch.

• Máy móc cũ có HS code riêng, nhưng doanh nghiệp lại khai như hàng mới để né kiểm tra chất lượng.

👉 Cách khắc phục:

• Tham khảo Biểu thuế xuất nhập khẩu cập nhật mới nhất.

• Xin ý kiến tư vấn từ đại lý hải quan uy tín.

• Với mặt hàng phức tạp, có thể gửi công văn tham vấn HS code lên Tổng cục Hải quan để được hướng dẫn chính thức.

6. Quy trình xác nhận VGM & tờ khai

Ngoài thủ tục hải quan, các doanh nghiệp xuất khẩu sang Đài Loan còn phải thực hiện xác nhận VGM (Verified Gross Mass) theo quy định của SOLAS (Công ước an toàn sinh mạng trên biển).

Quy trình gồm:

1. Doanh nghiệp cân container tại trạm cân được công nhận.

2. Gửi kết quả cân cho hãng tàu hoặc đại lý vận tải.

3. Nhận xác nhận VGM trước cut-off time.

Nếu thiếu VGM, container sẽ không được phép xếp lên tàu. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo an toàn hành hải.

👉 Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý hạn nộp tờ khai hải quan (thường trước cut-off 24h). Nếu chậm, hàng có thể bị rớt tàu, kéo theo chi phí lưu container, lưu bãi.

7. Mẹo rút ngắn thời gian thông quan

Một số kinh nghiệm giúp doanh nghiệp xuất khẩu sang Đài Loan tiết kiệm thời gian và tránh rắc rối:

• Chuẩn bị chứng từ trước ít nhất 3–5 ngày so với ngày dự kiến xuất hàng.

• Khai báo chính xác HS code và trị giá.

• Sử dụng dịch vụ logistics chuyên nghiệp để được hỗ trợ từ khâu đóng hàng, khai báo, đến làm thủ tục tại cảng.

• Theo dõi sát cut-off time của hãng tàu để không bị rớt chuyến.

• Xây dựng mối quan hệ tốt với hải quan và hãng tàu, giúp xử lý nhanh khi có tình huống phát sinh.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với Nitoda Logistics vì công ty có kinh nghiệm trực tiếp xử lý các lô hàng đi Đài Loan, đặc biệt ở các tuyến cảng Keelung, Taichung, Kaohsiung. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình làm thủ tục.

Kết luận

Quy trình thông quan xuất khẩu Hải Phòng khi thực hiện thủ tục hải quan đi Đài Loan đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo điện tử, đến xử lý tình huống khi bị kiểm hóa. Việc khai đúng HS code, nộp đủ chứng từ và xác nhận VGM kịp thời sẽ giúp lô hàng được thông quan thuận lợi.

Trong bối cảnh thương mại Việt Nam – Đài Loan ngày càng phát triển, việc chủ động về thủ tục hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao uy tín với đối tác quốc tế.

Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm, việc hợp tác với các đơn vị uy tín như Công ty Cổ phần Nitoda (Nitoda Logistics) là lựa chọn thông minh, bởi họ sẽ đồng hành trong toàn bộ quy trình, đảm bảo lô hàng đi đúng tiến độ và an toàn.