Xuất hàng đi nước ngoài, đặc biệt là đi Đài Loan, luôn bắt đầu từ hai bước quan trọng: đặt chỗ (booking) và theo dõi lô hàng (tracking).
Nghe thì đơn giản, nhưng thực tế nhiều doanh nghiệp đã bị “dở khóc dở cười” vì lỡ cut-off, bị rollover, hoặc tracking thiếu thông tin.
Trong bài này, mình sẽ chia sẻ chi tiết:
-
Quy trình đặt chỗ tàu biển từ Hải Phòng đi Đài Loan,
-
Những lưu ý quan trọng để không lỡ chuyến,
-
Cách tracking container, LCL chính xác,
-
Và một số mẹo mà Nitoda Logistics đã rút ra từ kinh nghiệm thực tế.
1. Tại sao đặt chỗ và tracking lại quan trọng đến vậy?
Với vận tải biển, chậm một ngày có khi kéo theo chậm cả tuần.
-
Nếu không đặt chỗ sớm, rất dễ bị “full slot”, nhất là cao điểm.
-
Nếu không tracking thường xuyên, có thể đến khi khách gọi hỏi mới biết hàng bị delay, lúc đó đã muộn.
Đặc biệt trên tuyến Hải Phòng → Đài Loan, transit time vốn ngắn (3–5 ngày), nên việc chủ động ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp:
-
Giao hàng đúng hẹn cho đối tác,
-
Tiết kiệm chi phí lưu kho/lưu bãi,
-
Giữ uy tín trong mắt khách hàng.
2. Quy trình đặt chỗ (booking) cơ bản
2.1. Xác định cảng đi – cảng đến
-
Cảng đi: Hải Phòng (HPH).
-
Cảng đến: tuỳ vị trí khách hàng:
-
Keelung (miền Bắc, gần Taipei),
-
Taichung (miền Trung),
-
Kaohsiung (miền Nam, cảng lớn nhất Đài Loan).
-
2.2. Chuẩn bị thông tin hàng
Forwarder/ hãng tàu sẽ hỏi:
-
Loại hàng (general cargo, hàng lạnh, hàng nguy hiểm…),
-
Trọng lượng, thể tích, số lượng kiện,
-
Nếu là FCL: loại container (20DC, 40HC…),
-
Nếu là LCL: CBM, số kiện.
2.3. Gửi yêu cầu booking
Thông thường, bạn sẽ gửi booking qua:
-
Forwarder (ví dụ: Nitoda Logistics),
-
Hoặc trực tiếp hãng tàu (nếu có hợp đồng lớn).
Thông tin cần điền:
-
Shipper, Consignee, Notify,
-
POL (Port of Loading), POD (Port of Discharge),
-
ETD (Estimated Time of Departure),
-
Hàng hóa, container type, số lượng.
2.4. Nhận xác nhận booking (Booking Confirmation – BKC)
BKC sẽ thể hiện:
-
Tên tàu, số chuyến (Voyage),
-
ETD, ETA,
-
Cut-off time (hạn chót gửi SI, VGM, hạ container).
👉 Đây là “chìa khóa” để lên kế hoạch: trễ cut-off = mất chuyến.
3. Những lưu ý khi đặt chỗ đi Đài Loan
-
Đặt chỗ sớm 5–7 ngày để tránh hết slot, nhất là dịp Tết và cuối năm.
-
Hỏi rõ: tàu direct hay transshipment → direct nhanh hơn, nhưng không phải tuần nào cũng có.
-
Đọc kỹ cut-off: thường gồm SI cut-off, VGM cut-off, CY cut-off.
-
Nếu LCL: lưu ý thời gian gom hàng tại kho CFS, thường cắt hàng sớm hơn 1–2 ngày so với FCL.
4. Quy trình tracking lô hàng
Tracking không chỉ để “biết hàng đang ở đâu”, mà còn giúp bạn:
-
Chủ động báo ETA cho khách hàng,
-
Biết sớm nếu có delay,
-
Giảm rủi ro phát sinh chi phí tại cảng đến.
4.1. Tracking FCL
-
Sau khi tàu chạy, bạn sẽ có Bill of Lading (B/L) và Container Number.
-
Chỉ cần nhập số container trên website hãng tàu → ra vị trí hiện tại, ETA, cảng trung chuyển (nếu có).
Ví dụ:
-
Evergreen: https://www.shipmentlink.com
-
Yang Ming: https://www.yangming.com
4.2. Tracking LCL
-
Vì nhiều lô gom chung 1 container, bạn sẽ được cung cấp House B/L số hoặc booking số.
-
Tracking qua hệ thống của forwarder hoặc website hãng consol.
👉 Với LCL, quan trọng là forwarder update thường xuyên, vì tracking online đôi khi chỉ hiển thị thông tin của Master B/L.
4.3. Thông tin thường thấy khi tracking
-
Gate in / CY cut-off: ngày container vào cảng.
-
Vessel departed: tàu rời Hải Phòng.
-
Transshipment port: nếu có, thể hiện ETA cảng trung chuyển.
-
ETA POD: ngày dự kiến tới Keelung/Taichung/Kaohsiung.
-
Discharged: hàng đã dỡ tại POD.
5. Những rủi ro thường gặp & cách tránh
-
Miss cut-off: nộp SI/VGM muộn → lỡ tàu.
👉 Giải pháp: gửi chứng từ sớm 24h trước deadline. -
Roll-over: tàu đầy, container bị dời chuyến.
👉 Giải pháp: book sớm + chọn forwarder có allotment. -
Sai thông tin tracking: nhập nhầm container/B/L.
👉 Giải pháp: kiểm tra kỹ số container, double-check với forwarder. -
Delay tại transshipment: do bão hoặc cảng tắc.
👉 Giải pháp: yêu cầu forwarder báo ETA cập nhật hàng ngày.
6. Vai trò của forwarder trong booking & tracking
Nhiều doanh nghiệp tự làm booking, nhưng thực tế gửi qua forwarder uy tín có nhiều lợi ích:
-
Forwarder giữ slot ổn định với hãng tàu, hạn chế roll-over,
-
Hỗ trợ gom LCL nhanh, không phải chờ lâu,
-
Cập nhật tracking hàng ngày, báo ETA chính xác,
-
Hỗ trợ hải quan, chứng từ, giảm rủi ro.
Nitoda Logistics chẳng hạn, thường gửi cho khách:
-
2–3 phương án lịch tàu (cả direct & transshipment),
-
Bảng cut-off chi tiết để khách chủ động,
-
Update tracking qua email hoặc Zalo, rất tiện cho khách SME.
7. Checklist nhanh khi đặt chỗ & tracking
-
Xác định cảng đến: Keelung, Taichung hay Kaohsiung
-
Chuẩn bị đầy đủ thông tin booking (loại hàng, trọng lượng, số container/CBM)
-
Đặt chỗ sớm, không để sát cut-off
-
Kiểm tra kỹ BKC: tàu, ETD, ETA, cut-off
-
Lấy số container/B/L để tracking
-
Theo dõi ETA hằng ngày, nhất là khi có transshipment
-
Luôn có forwarder đồng hành để xử lý sự cố nhanh
8. Kết luận
Đặt chỗ & tracking không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà là bước quyết định độ an toàn và đúng hẹn của lô hàng.
Một chút chậm trễ trong booking, hoặc lơ là tracking, có thể khiến cả kế hoạch giao hàng bị xáo trộn.
Với sự hỗ trợ của forwarder chuyên tuyến Đài Loan như Nitoda Logistics, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng chuyện hết slot, rollover hay “mất dấu” container nữa.
Xuất hàng đi Đài Loan mà muốn đặt chỗ gọn – tracking dễ, bạn cứ nhắn cho Nitoda Logistics.
Chúng tôi không chỉ book chỗ cho bạn, mà còn theo dõi hộ hàng ngày và báo ngay nếu có gì thay đổi.
👉 Bạn chỉ cần lo việc bán hàng, còn chuyện tàu bè, cut-off, ETA… cứ để Nitoda lo.
